Paydaş Geri Bildirimleri

Geri bildirimler Paydaş Geri Bildirim Formu kullanılarak sage@tubitak.gov.tr adresine e-posta ile iletilmelidir. Geri bildirim TÜBİTAK SAGE Kalite Yönetim Temsilcisi koordinasyonunda ilgili kısımlarca ele alınıp, objektif bir şekilde değerlendirilmekte; şikâyet ise düzeltici işlem, öneri ise iyileştirme önerisi TÜBİTAK SAGE içerisinde başlatılarak takip edilmesi sağlanmaktadır. 

Geri bildirimin alındığına dair bilgi ve geri bildirim takip numarası geri bildirim sahibine e-posta ile iletilecektir. Geri bildirimin durumu hakkında mesai saatleri içinde ilgili geri bildirim takip numarası belirtilerek sage@tubitak.gov.tr  adresinden  e-posta ile bilgi alınabilir.

Çözüm önerileri ile ilgili onay alınması gerekmesi durumunda geri bildirim sahibi ile iletişime geçilmektedir. Endüstriyel Hizmetler kapsamındaki şikâyetlerde çözüm önerisinin geri bildirim sahibi tarafından kabul edilmemesi durumunda Hizmet Süreci sayfasında yer alan Endüstriyel Hizmet Koşulları belgesindeki “Anlaşmazlıkların Hâli” maddesine göre işlemler gerçekleştirilmektedir. Projeler kapsamındaki şikâyetlerde çözüm önerisine onay alınamaması durumunda Proje Sözleşmesi’nde belirtilen esaslara göre işlemler gerçekleştirilmektedir. Şikâyetin ele alınmasında varsa şikâyete konu personel yer almaz.

TÜBİMER kanalıyla TÜBİTAK SAGE’ye iletilen geri bildirimler yazılı geri bildirim olarak ele alınarak gerekli faaliyetler gerçekleştirilir. Müşteri memnuniyetinin izlenmesi amacıyla Paydaş Memnuniyeti Değerlendirme Talimatı ile verilen veriler izlenir ve Yönetim Gözden Geçirme Toplantıları ile değerlendirilir. Paydaş Memnuniyeti Anketi ile birlikte iletilen şikâyet ve önerilere ilişkin gerekli faaliyetler gerçekleştirilir. 

Sözlü veya yazılı olarak iletilen şikâyetlerin olması durumunda, şikâyeti alan çalışanlar tarafından Düzeltici İşlem Talimatı’na göre düzeltici işlem talebinde bulunulur. Şikâyetle ilgili yazılı iletilen belge/yazı var ise, ilgili düzeltici işleme eklenir.

Sözlü veya yazılı olarak iletilen öneri olması durumunda, öneriyi alan çalışanlar tarafından Düzeltici İşlem Takip Sistemi üzerinden iyileştirme önerisi talebinde bulunulur. Öneri ile ilgili yazılı iletilen belge/yazı var ise, ilgili iyileştirme önerisine eklenir.

Geri bildirimler Düzeltici İşlem Takip Sistemi üzerinden izlenir ve aşağıdaki bilgilerin  geri bildirim sahipleri ile paylaşılması Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından sağlanır:

• Geri bildirim alındığında, 
• Geri bildirime yönelik çalışmalar planlandığında, 
• Planlanan çalışmalar için geri bildirim sahibinden onay alınması gerektiğinde.

Geri bildirim ile ilgili işlemler gerçekleştirildikten sonra,  sonuç e-posta ile geri bildirim sahibine bildirilir.

Geri bildirim sahibi ile ilgili kişisel bilgiler sadece geri bildirimlerin ele alınması süreci için kullanılmaktadır. Geri bildirimin içeriği hariç kişisel bilgiler,  öneri ve şikâyetlerinin yanıtlanması için işlem yapması gerekli çalışanlar dışında geri bildirim sahibi açıkça rıza göstermedikçe veya yasal bir zorunluluk olmadıkça hiçbir kişi ya da kurum veya kuruluş ile paylaşılmayacak, amacı dışında kullanılmayacaktır.

Geri bildirim yönetimi sürecinin ve ürün ve hizmet kalitesinin sürekli iyileştirilmesi adına geri bildirim yönetimi süreci hakkındaki değerlendirmelerinizi ve görüşlerinizi sage@tubitak.gov.tr adresine iletebilirsiniz. Değerlendirme ve önerileriniz süreç iyileştirme amacıyla detaylı olarak analiz edilecektir.